Cara Terbaik untuk Menindaklanjuti Dengan Klien dalam Berbagai Situasi

Salah satu masalah paling umum yang dihadapi orang ketika menindaklanjuti seseorang adalah bahwa mereka tidak ingin dianggap menjengkelkan. Ini bisa benar terutama ketika alasan Anda menindaklanjuti adalah bahwa Anda memerlukan pekerjaan, umpan balik, atau Anda mencoba untuk menutup kesepakatan. Tergantung pada tipe kepribadian Anda , menghadapi masalah ini dapat menjadi penyebab banyak stres. Anda mungkin merasa kehilangan kendali .

Ada garis tipis ketika berkomunikasi tentang masalah seperti ini. Anda tahu bahwa jika Anda terlalu banyak menindaklanjuti atau pada waktu yang salah, Anda dapat menghancurkan hubungan itu. Yang benar adalah bahwa jadwal yang tepat untuk menindaklanjuti berbeda dengan setiap skenario.

Namun, itu tidak berarti Anda harus membiarkan segalanya terjadi secara kebetulan. Inilah cara terbaik untuk menindaklanjuti tanpa membuat kesan buruk.

1. Tetapkan harapan awal.
Alasan utama mengapa orang berjuang untuk menindaklanjuti adalah ketidakpastian. Mereka tidak yakin apakah boleh menindaklanjuti atau kapan mereka seharusnya mendengar kabar dari orang lain. Langkah pertama Anda untuk menindaklanjuti dengan sukses adalah menetapkan harapan yang jelas dari awal.

Sebelum Anda meninggalkan wawancara kerja, tanyakan pada mereka kapan Anda akan mendapat kabar dari mereka. Biasanya, mereka akan memberi tahu Anda bahwa Anda dalam waktu dua minggu. Sekarang Anda memiliki kerangka waktu tertentu, tanyakan kepada mereka apakah boleh jika Anda menindaklanjutinya. Kemungkinan besar, mereka akan memberi tahu Anda bahwa Anda bisa.

Jika Anda menunggu untuk mendengar kabar dari klien tentang pekerjaan yang Anda selesaikan untuk mereka, maka sebelum Anda memulai proyek Anda harus membuat tenggat waktu dua arah. Adalah normal bagi klien untuk memberi tahu Anda saat mereka membutuhkan pekerjaan. Tetapi Anda harus memberi tahu mereka bahwa Anda juga membutuhkan umpan balik mereka dalam kerangka waktu yang terhormat sehingga Anda dapat melakukan pekerjaan Anda secara efektif.

Skenario umum lainnya di mana menetapkan harapan lebih awal dapat membantu Anda menghindari stres di kemudian hari adalah ketika Anda melakukan panggilan penjualan dan Anda hampir menutup transaksi. Klien mungkin perlu waktu untuk memikirkan semua informasi yang dibahas. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang di mana kepala mereka berada, sebelum menerima panggilan, Anda harus bertanya kepada mereka kapan waktu yang tepat bagi mereka dalam beberapa hari ke depan bagi Anda untuk menelepon sehingga Anda dapat terus mendiskusikan solusi Anda dengan mereka.

Tujuannya adalah untuk mendapatkan kejelasan tentang jadwal mereka dan memberi mereka kejelasan tentang jadwal Anda. Saya menemukan bahwa ini paling membantu dengan stres karena tidak tahu.

2. Kirim email terima kasih.
Setelah Anda menetapkan harapan, Anda akan mengerti apakah boleh menindaklanjutinya atau tidak. Hanya sedikit orang yang akan memberi tahu Anda bahwa tidak ada tindak lanjut dengan mereka. Tidak apa-apa juga. Hormati keinginan mereka, percayalah bahwa mereka akan menghubungi Anda saat dibutuhkan dan fokus pada orang-orang yang tidak keberatan mendapatkan pengingat lembut.

Bagi kebanyakan orang, kirim email terima kasih dalam 48 jam sejak kontak awal Anda dengan mereka.

Berterimakasihlah atas waktu mereka dan beri tahu mereka bahwa Anda senang mendengar kabar dari mereka atas keputusan mereka. Anda juga harus menggunakan kesempatan ini untuk merekap apa yang telah dibahas dan untuk mengingatkan mereka bahwa Anda akan menindaklanjutinya.

3. Jaga agar tindak lanjut Anda relevan.
Jika kerangka waktu telah berlalu di mana mereka mengatakan Anda akan mendengar kabar dari mereka dan karena Anda telah memperjelas niat Anda, dan mereka setuju dengan mereka, inilah saatnya untuk mulai mengirimi Anda tindak lanjut.

Tindak lanjut pertama Anda harus menjadi check-in cepat dengan mereka bertanya kepada mereka bagaimana semuanya dan jika mereka memiliki pembaruan atau pertanyaan untuk Anda. Bergantung pada seberapa sibuknya mereka, Anda mungkin tidak mendengarnya.

Namun, penting bahwa Anda menjaga setiap tindak lanjut setelah yang pertama yang relevan bagaimanapun juga. Juga, setelah email pertama Anda, kirim satu mingguan atau dua mingguan.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menambahkannya sebagai koneksi di LinkedIn, dan, jika mereka poster yang gemar, email Anda berikutnya bisa mengenai percakapan yang mereka mulai dan pemikiran serta pendapat Anda tentang hal itu. Dengan melakukan ini, Anda menunjukkan kepada mereka bahwa Anda sedang berusaha membangun koneksi dengan mereka.

Pilihan lain adalah mengirimkan artikel terkait industri atau perusahaan yang Anda pikir akan mereka minati.

Bahkan setelah semua upaya Anda, tidak ada jaminan bahwa mereka akan merespons setelah email kedua atau ketiga. Kunci untuk menindaklanjuti adalah dengan tetap menghormati dan gigih. Meskipun dalam beberapa keadaan, Anda mungkin harus lebih gigih, terutama ketika Anda mencari umpan balik.

Apa pun itu, keheningan bukanlah tidak. Tidak, tidak. Selama Anda memiliki izin dan Anda tetap relevan, lanjutkan dengan penuh hormat menindakinya sampai Anda mendapatkan jawaban.